Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für die Nutzung von KitaLotse

1. Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Nutzung der Software KitaLotse ("KitaLotse", "die Software") durch Kita-Träger ("Kunde", "Träger") sowie deren Einrichtungen, Mitarbeiter:innen, Leitungen und Erziehungsberechtigte ("Nutzer:innen"). Anbieter von KitaLotse ist:

nelyox UG (haftungsbeschränkt)
Alfred-Delp-Straße 40
53840 Troisdorf
Deutschland
(nachfolgend "Anbieter")

Vertragspartner der Nutzungsverträge kann sowohl ein Kita-Träger mit mehreren Einrichtungen als auch eine einzelne Kindertageseinrichtung ohne übergeordnete Trägerstruktur sein (nachfolgend jeweils "Träger" genannt) — nicht dagegen die einzelnen Nutzer:innen (Mitarbeiter:innen, Leitungen, Erziehungsberechtigte), die im Rahmen des Vertrags mit dem Träger Zugang zu KitaLotse erhalten.

2. Vertragsgegenstand

KitaLotse ist eine webbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) zur Verwaltung von Kindertagesstätten, unter anderem für Anwesenheits- und Abwesenheitsverwaltung, Eltern-Kommunikation (Chat, Pinnwand, Neuigkeiten), Notbetreuungsplanung, Kinderprofile und Stammdatenverwaltung. Der Anbieter betreibt die Software zentral und stellt sie dem Träger zur Nutzung über das Internet bereit. Der konkrete Leistungsumfang (Module, Funktionen) ergibt sich aus der Funktionsübersicht und den Preisen bzw. dem individuellen Angebot. Der Anbieter räumt dem Träger für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, KitaLotse im vereinbarten Umfang zu nutzen; weitergehende Rechte an der Software werden nicht eingeräumt. Der Anbieter ist berechtigt, den Träger (Name und ggf. Logo) als Referenz zu nennen, etwa auf der Website oder in Vertriebsunterlagen, sofern der Träger dem nicht in Textform widerspricht.

3. Vertragsschluss

Der Vertrag kommt in der Regel wie folgt zustande: Der Träger fordert über die Website oder direkt beim Anbieter eine unverbindliche Demo an. Auf dieser Grundlage erstellt der Anbieter ein individuelles, schriftliches Angebot (per E-Mail), das die vereinbarten Module, Preise und Vertragskonditionen (insbesondere Laufzeit, Kündigungsfrist und Zahlungsziel) enthält. Der Vertrag kommt zustande, sobald der Träger dieses Angebot in Textform (z. B. per E-Mail) annimmt. Im Anschluss richtet der Anbieter den Träger-Account ein.

4. Laufzeit und Kündigung

Laufzeit und Kündigungsfrist werden im individuellen Angebot bzw. Vertrag mit dem Träger vereinbart und können von den nachfolgenden Standardregelungen abweichen. Sofern individualvertraglich nichts anderes vereinbart ist, gilt: Der Nutzungsvertrag hat eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten ab dem im Vertrag genannten Vertragsbeginn. Er verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht von einer der beiden Seiten mit einer Frist von 3 Monaten zum Ablauf der Mindestlaufzeit bzw. der jeweiligen Verlängerungsperiode in Textform (z. B. per E-Mail) gekündigt wird. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Für das aktuelle Gründungsangebot für Träger (siehe Preise-Seite) gilt zusätzlich eine 30-tägige Testphase ab dem im Vertrag genannten Vertragsbeginn: Kündigt der Träger innerhalb dieser Frist in Textform (z. B. per E-Mail), werden bereits gezahlte Beträge vollständig erstattet und der Vertrag endet, ohne dass die Mindestlaufzeit oder die reguläre Kündigungsfrist greift. Nach Ablauf der Testphase gelten die vorstehenden Regelungen zur Mindestlaufzeit unverändert.

5. Preise und Zahlungsbedingungen

Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vereinbarten Preise gemäß dem individuellen Angebot bzw. der Preise-Seite, jeweils zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Sofern individualvertraglich nichts anderes vereinbart ist, gilt als Standard-Zahlungsziel: Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zur Zahlung fällig (netto). Die Rechnungsstellung erfolgt per E-Mail an die vom Träger benannte Rechnungsadresse. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen (insbesondere Verzugszinsen und Ersatz von Mahnkosten). Eine Preisanpassung während der vereinbarten Mindestlaufzeit ist ausgeschlossen, sofern individualvertraglich nichts anderes vereinbart ist; nach Ablauf der Mindestlaufzeit kann der Anbieter die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 3 Monaten zum Beginn der jeweiligen Verlängerungsperiode anpassen. In diesem Fall steht dem Träger ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisanpassung zu.

6. Pflichten des Trägers

Der Träger ist verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der in KitaLotse verarbeiteten Daten, insbesondere personenbezogener Daten von Kindern, Erziehungsberechtigten und Mitarbeiter:innen, sowie für die Erteilung notwendiger Einwilligungen. Der Träger ist verpflichtet, Zugangsdaten (Benutzernamen, Passwörter) vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen; eine Weitergabe von Zugangsdaten an nicht zur Nutzung berechtigte Dritte ist untersagt. Zugang zu KitaLotse dürfen nur vom Träger autorisierte Mitarbeiter:innen, Einrichtungsleitungen und Erziehungsberechtigte im Rahmen der ihnen zugewiesenen Rolle erhalten. Besteht der Verdacht, dass Zugangsdaten Unbefugten bekannt geworden sind, hat der Träger den Anbieter hierüber unverzüglich zu informieren.

7. Verfügbarkeit

Der Anbieter ist bemüht, eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Software zu gewährleisten, sagt hierfür jedoch keinen festen Prozentwert zu. Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster (in der Regel außerhalb der üblichen Betreuungszeiten) sowie Beeinträchtigungen, die auf höherer Gewalt, Angriffen Dritter oder Störungen bei vorgelagerten Hosting- bzw. Internetanbietern beruhen und vom Anbieter nicht zu vertreten sind.

8. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb von KitaLotse erfolgt im Auftrag des Trägers als datenschutzrechtlich Verantwortlichem. Zu diesem Zweck schließt der Anbieter mit jedem Träger vor Aufnahme des Echtbetriebs einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab, der die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung (Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Rechte und Pflichten der Parteien) regelt. Der AVV ist Bestandteil des Nutzungsvertrags und geht dessen Regelungen zum Datenschutz im Zweifel vor.

9. Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen, sowie nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes und bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten, also Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Träger regelmäßig vertrauen darf); die Haftung ist in diesem Fall auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Träger zur Wiederherstellung der Daten erforderlich gewesen wäre. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten gleichermaßen zugunsten der Organe, gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter:innen und sonstigen Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

10. Änderungen dieser AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dies aufgrund geänderter rechtlicher Rahmenbedingungen, der technischen Weiterentwicklung von KitaLotse oder aus sonstigen sachlichen Gründen erforderlich ist und den Träger nicht unangemessen benachteiligt. Der Anbieter kündigt Änderungen dem Träger mindestens 6 Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden in Textform (z. B. per E-Mail) an und weist dabei auf das nachfolgende Widerspruchsrecht sowie die Rechtsfolge eines unterlassenen Widerspruchs hin. Widerspricht der Träger nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Widerspricht der Träger fristgerecht, gelten die bisherigen AGB fort; dem Anbieter steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des geplanten Wirksamwerdens der Änderung zu.

11. Schlussbestimmungen

Nebenabreden zu diesem Vertrag sowie Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform; dies gilt auch für einen Verzicht auf dieses Schriftformerfordernis selbst. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Träger Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters in Troisdorf (örtlich zuständig: Amtsgericht Siegburg bzw. Landgericht Bonn). Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.