Preise
Premium im Gründungsjahr
KitaLotse wird zentral von uns betrieben und als Dienstleistung verkauft. Aktuell gibt es ein einziges Angebot — Premium im Gründungsjahr — mit vertraglich fixierten Konditionen für die ersten 10 Gründungsträger und allen Modulen inklusive.
Premium
Für Träger und einzelne Einrichtungen
im GründungsjahrBegrenzt auf die ersten 10 Gründungsträger.
Träger-Zugang
5,00 €2,50 €
je Einrichtung
12,00 €10,00 €
je Kind
0,34 €0,32 €
alles pro Monat, zzgl. MwSt. — durchgestrichen: reguläre Preise ab dem 2. Jahr
Für Gründungsträger vertraglich fixiert. Mindestlaufzeit 24 Monate, danach mit 3 Monaten Frist kündbar. 30 Tage Testphase mit voller Rückerstattung.
- Alle Module & Funktionen inklusive — auch künftige, dauerhaft ohne Mehrkosten
- Träger-Cockpit über alle Einrichtungen
- Individuelle Exportvorlagen
- Telefon-Support & persönliche Träger-Betreuung
Alle Preise zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer. Für Eltern ist die Nutzung der KitaLotse-App immer kostenlos.
Was in Premium enthalten ist
Ein Angebot, alle Module — kein Auswahl-Rätsel.
Organisation
- Anwesenheit & Dashboard
- Kinderstammdaten inkl. Gesundheitsdaten
- Notbetreuung
Kommunikation
- Pinnwand & Neuigkeiten inkl. Umfragen
- Kalender
- Speiseplan als PDF (wöchentlich oder fester Plan)
- Formulare & Genehmigungen (Foto-Erlaubnis, Vollmachten, Unterschrift auf dem Display)
- Chat (Team ↔ Eltern, vertraulich)
- Vorlagen für Neuigkeiten & Chat
- Geburtstagsnachrichten
- Elternbeirat-Bereich
Verwaltung & Sicherheit
- Arbeitszeiterfassung
- Exporte (Excel, Spaltenauswahl) inkl. Historie
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Audit-Log für Stammdaten & Exporte
- Notfallseite (Offline-Zugriff auf Kinderdaten)
- Unwiderrufliche DSGVO-Löschung
- Träger-Cockpit über alle Einrichtungen
- Individuelle Exportvorlagen
Support
- E-Mail- & Telefon-Support
- Persönliche Träger-Betreuung
Detaillierte Funktionen
Alle Funktionen auf einen Blick — im Premium-Angebot enthalten, auch künftige Module.
| Funktion | Premium |
|---|---|
| Organisation & Verwaltung | |
| Anwesenheit mit Kommen-/Gehen-ZeitenStatus anwesend, entschuldigt, krank, Urlaub oder unentschuldigt — automatische Markierung, jederzeit korrigierbar | |
| Dashboard je EinrichtungLive-Übersicht je Gruppe, dazu Abwesenheiten, Geburtstage und ungelesene Nachrichten | |
| KinderstammdatenBetreuungszeiten, Abholberechtigte, Kontakte und Profilfoto an einem Ort | |
| Gesundheitsdaten, feldverschlüsseltAllergien und Erkrankungen verschlüsselt gespeichert, jede Änderung protokolliert | |
| Excel-Import für KinderbeständeGrößere Bestände auf einmal anlegen | |
| NotbetreuungRotierendes Modell für Randzeiten und Ferien mit eigenem Kalender je Gruppe | |
| ArbeitszeiterfassungMitarbeitende erfassen Arbeits- und Pausenzeiten selbst, Export nach der Vorlage Ihres Trägers | |
| Kommunikation & Organisation | |
| PinnwandFrei anlegbare Boards mit Spalten, Karten, Bildern und PDF-Anhängen — für Team oder Eltern | |
| Neuigkeiten mit LesebestätigungBeiträge an ausgewählte Empfängergruppen, inklusive Anhängen | |
| Umfragen in Neuigkeitenz. B. wer welchen Kuchen zum Fest mitbringt | |
| Kalender mit iCal-ExportTermine je Einrichtung oder Gruppe, einzeln in den eigenen Kalender exportierbar | |
| SpeiseplanAls PDF hochladen, wöchentlich oder als fester Plan über mehrere Wochen — für die ganze Einrichtung oder je Gruppe | |
| Formulare & GenehmigungenEigene Formulare und Einverständnisse (z. B. Foto-Erlaubnis) bauen, an Eltern senden, per Klick oder Unterschrift auf dem Display bestätigen lassen — mit Gültigkeit, Widerruf und PDF- und Excel-Auswertung | |
| ElternbriefeBriefe mit Freigabe durch die Leitung, Rückmeldung je Kind (Kenntnisnahme oder Ja/Nein), PDF mit Briefkopf und Auswertung | |
| Neuigkeiten PlusReaktionen, Anpinnen, anonyme Umfragen und Reichweiten-Auswertung für Neuigkeiten, Kalender und Chat | |
| StoriesKurze Foto-Beiträge, 24 Stunden sichtbar, für die gleichen Zielgruppen wie Neuigkeiten | |
| Elternbeirat-BeiträgeDer Elternbeirat reicht Beiträge ein, die Leitung gibt sie frei | |
| VerteilerlistenNachricht an benannte Listen von Eltern, Antworten laufen im Einzelchat | |
| Wiederkehrende TermineSerientermine (täglich, wöchentlich, monatlich) mit Ausnahmen und Zu-/Absage je Termin | |
| Offline-MeldungenAbwesenheitsmeldung und Stempelung ohne Netz vormerken, automatische Übertragung ohne Doppelungen | |
| Pflege-TrackingWickeln, Schlaf, Essen und Medikamentengabe erfassen; Eltern sehen die Tagesübersicht ihres Kindes | |
| Meldepflichtige ErkrankungenAuswahl bei der Krankmeldung, Fall-Liste mit Wiederzulassung und Meldeblatt für das Gesundheitsamt | |
| VerbandbuchUnfälle und Erste-Hilfe-Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren, mit Druckansicht | |
| Belehrungen & SicherheitsübungenNachweise mit Teilnehmenden, Fälligkeit und Erinnerung | |
| Hygieneplan & HACCPChecklisten mit Intervallen abhaken, Temperaturen protokollieren, Protokoll als PDF | |
| Import-AssistentKinder, Gruppen, Eltern und Mitarbeitende aus CSV oder Excel übernehmen, mit Spaltenzuordnung, Vorschau und Rückgängig | |
| Statistik & ListenMonatsstatistik, Abwesenheiten, Gruppen-, Betreuungs- und Geburtstagslisten als Excel und PDF, dazu eine Träger-Statistik | |
| Bundesland & ZusatzfelderFeiertage als Schließtage vorschlagen, Bildungsbereiche und eigene Felder in der Kinderakte | |
| DokumentenablageOrdner mit Dateien für Team, Träger und Eltern, Zugriff nach Rolle und Gruppe | |
| KinddatenexportAlle Daten eines Kindes als ZIP mit PDF und Protokoll für die Datenauskunft | |
| Onboarding-AssistentCheckliste für neue Einrichtungen: Stammdaten, Gruppen, Team, Eltern, Module, Impressum | |
| SerienbriefeBriefvorlagen mit Platzhaltern als Sammel-PDF oder ein PDF je Familie | |
| Chat Team ↔ Eltern1:1- und Gruppenchats, vertraulicher Kanal Leitung ↔ Mitarbeiter, einrichtungsübergreifender Team-Chat | |
| Vorlagen für Neuigkeiten & ChatWiederkehrende Texte speichern — je Einrichtung oder trägerweit vorgegeben | |
| GeburtstagsnachrichtenAutomatisch, mit eigener Textvorlage und Versand nur in den Betreuungszeiten | |
| Push-BenachrichtigungenBei neuen Karten, Neuigkeiten, Terminen und Nachrichten | |
| Übersetzung für ElternOberfläche, Chats und Neuigkeiten in über 50 Sprachen — KI-gestützt, Eltern wählen ihre Sprache selbst | |
| Elternbeirat-BereichEigener Bereich für die Elternvertretung, getrennt von der übrigen Kommunikation | |
| Eltern-Features | |
| KitaLotse-App für ElternFür Eltern immer kostenlos — Nachrichten, Neuigkeiten, Kalender, Abwesenheiten melden | |
| Management & Auswertung | |
| Träger-Cockpit über alle EinrichtungenAnwesenheitszahlen, Verlauf und Auswertungen mit frei wählbarem Zeitraum | |
| Exporte als ExcelFreie Spaltenauswahl, Filter nach Kind, Gruppe, Einrichtung oder Zeitraum | |
| Export-HistorieJeder Export bleibt erhalten und lässt sich erneut herunterladen | |
| Individuelle ExportvorlagenExporte im Format, das Ihr Träger braucht | |
| Sicherheit & Datenschutz | |
| Zwei-Faktor-AuthentifizierungPflicht für Träger, für Leitung und Eltern je Träger einstellbar | |
| Persönlicher PIN am GruppengerätMitarbeitende melden sich am registrierten Gerät mit eigenem PIN an | |
| Audit-Log für Stammdaten & ExporteJede Änderung und jeder Export nachvollziehbar | |
| Notfallseite mit Offline-ZugriffWichtigste Kinderdaten auch ohne Internetverbindung abrufbar | |
| Offline-Erfassung Kommen/GehenWird automatisch übertragen, sobald das Netz wieder da ist | |
| Unwiderrufliche DSGVO-LöschungEinrichtung oder gesamtes Träger-Konto jederzeit vollständig löschbar | |
| Betrieb auf deutschem ServerFrankfurt am Main, tägliches Backup zusätzlich in der EU (Frankreich) | |
| Support | |
| E-Mail-Support | |
| Telefon-Support | |
| Persönliche Träger-Betreuung | |
| Als Nächstes geplant | |
| Portfolio-ArbeitDigitale Entwicklungsdokumentation mit Einwilligungsverwaltung für Fotos | in Planung |
| DokumentenverwaltungDokumente sicher ablegen und gezielt für Eltern freigeben | in Planung |
| Single Sign-OnAnbindung an bestehende Identity-Provider des Trägers, z. B. Microsoft 365 | in Planung |
Fragen zum Preismodell
Warum gibt es nur ein Preismodell?
Wir konzentrieren uns bewusst auf ein einziges, klares Angebot — Premium im
Gründungsjahr — mit vertraglich fixierten Konditionen und allen Modulen inklusive, statt mit
unfertigen Basis-/Standard-Preisen zu verwirren. Das Geschäftsmodell selbst ist klar: KitaLotse wird
zentral von uns auf einem deutschen Server betrieben und als Dienstleistung verkauft; die
Mandantenfähigkeit dafür ist bereits umgesetzt.
Was bedeutet „Premium im Gründungsjahr" genau?
Wer jetzt unterschreibt, zahlt im ersten Jahr die durchgestrichen dargestellten,
reduzierten Preise. Ab dem zweiten Jahr gelten die regulären Preise — beide Preisstufen sind bei
Vertragsabschluss vertraglich fixiert, unabhängig davon, wie das später veröffentlichte Preismodell für
neue Träger ausfällt. Zusätzlich sind für die ersten 10 Gründungsträger alle aktuellen und
künftigen Module & Funktionen dauerhaft ohne Mehrkosten inklusive — auch das gilt
vertraglich fixiert für die gesamte Vertragslaufzeit. Dazu kommt eine 30-tägige Testphase mit voller
Rückerstattung. Das Angebot ist fest auf die ersten 10 Gründungsträger begrenzt.
Was passiert, wenn die 10 Gründungsträger-Plätze vergeben sind?
Für neue Träger nach den ersten 10 Plätzen gilt dann das regulär veröffentlichte
Preis- und Modulmodell — einzelne Module und Funktionen können für sie separat kostenpflichtig sein. Die
bereits gewonnenen 10 Gründungsträger sind davon nicht betroffen: Ihre Preise und der volle
Funktionsumfang bleiben wie vertraglich vereinbart bestehen.
Ist die Eltern-Nutzung wirklich kostenlos?
Ja. In allen bisher angedachten Modellen zahlt die Einrichtung bzw. der Träger,
niemals die Eltern.
Kann ich KitaLotse auch komplett selbst hosten?
Nein. KitaLotse wird ausschließlich zentral von uns auf einem deutschen Server
(Frankfurt am Main) betrieben, das tägliche Backup zusätzlich auf einem Server in der EU (Frankreich) —
verkauft wird die Nutzung von KitaLotse als Dienstleistung, kein Selbsthosting auf eigener
Infrastruktur. So übernehmen wir Updates, Backups und den Betrieb vollständig für Sie.