Alles, was der Kita-Alltag braucht — nicht mehr.
KitaLotse ist modular aufgebaut: Die Leitung schaltet je Einrichtung genau die Module frei, die gebraucht werden. Unten sehen Sie den aktuellen Funktionsumfang (V1) sowie, was als Nächstes geplant ist.
Anwesenheit
An- und Abmeldung mit Kommen-/Gehen-Uhrzeit. Status anwesend, entschuldigt, krank, Urlaub oder unentschuldigt — mit automatischer Markierung ab einer je Einrichtung einstellbaren Uhrzeit, jederzeit per Klick korrigierbar. Abwesenheiten lassen sich auch für künftige Tage eintragen; die Einrichtung legt fest, ob sich überschneidende Meldungen abgelehnt oder automatisch ersetzt werden.
Kinderstammdaten
Name, Geburtsdatum, Gruppe, KiBiz-Nr., Betreuungszeiten je Wochentag, Abholberechtigte, Profilfoto und Kontakte an einem Ort — abschnittsweise bearbeitbar. Gesundheitsdaten wie Allergien oder chronische Erkrankungen werden feldverschlüsselt gespeichert, jede Änderung protokolliert. Größere Bestände lassen sich per Excel-Import auf einmal anlegen.
Notbetreuung
Rotierendes Modell für Randzeiten und Ferien mit eigenem Kalender je Gruppe. Plätze werden bei Bedarf automatisch angeboten, das Team kann jederzeit übersteuern und Öffnungszeiten für einzelne Tage anpassen.
Dashboard
Die Startseite je Einrichtung: wer ist da, entschuldigt, krank, im Urlaub oder unentschuldigt — live und je Gruppe gezählt. Dazu geplante Abwesenheiten, anstehende Geburtstage und ungelesene Nachrichten auf einen Blick.
Pinnwand
Frei anlegbare Boards je Einrichtung mit Spalten, Karten, Bildern und PDF-Anhängen — Kanban-artig. Sichtbarkeit pro Board: nur Team oder auch für Eltern freigegeben. Push-Benachrichtigung bei neuer Karte.
Neuigkeiten & Kalender
Beiträge an ausgewählte Empfängergruppen mit Anhängen, Lesebestätigung und optional eingebetteter Umfrage — z. B. wer welchen Kuchen zum Fest mitbringt. Termine je Einrichtung oder Gruppe, für Eltern informativ sichtbar und einzeln in den eigenen Kalender exportierbar (iCal). Beides mit Push-Benachrichtigung und „Neu"-Markierung.
Chat
1:1 zwischen Team und Eltern sowie im Team selbst, dazu ein einrichtungsübergreifender Team-Chat. Gruppenchats nur durchs Team anlegbar, Schreibrecht der Eltern pro Chat einstellbar. Vertraulicher Kanal Leitung↔Mitarbeiter — nie Eltern↔Eltern. Unterhaltungen lassen sich archivieren oder ganz löschen.
Vorlagen
Wiederkehrende Texte für Neuigkeiten und Chat einmal speichern und danach als fertigen Text übernehmen oder als Baustein einfügen. Vorlagen können je Einrichtung oder trägerweit vorgegeben werden.
Geburtstage
Automatische Geburtstagsnachricht an das Kind bzw. die Familie, mit eigener Textvorlage je Einrichtung und Versand ausschließlich innerhalb der üblichen Betreuungszeiten (07:00–17:00 Uhr).
Elternbeirat
Ein eigener Bereich für die gewählte Elternvertretung — mit Zugriff nur für die betreffenden Personen, getrennt von der übrigen Elternkommunikation.
Arbeitszeiterfassung
Mitarbeitende erfassen Arbeits- und Pausenzeiten selbst; Export nach der Vorlage des jeweiligen Trägers — das Zuordnungs-Schema legt die Plattform-Verwaltung einmalig je Träger fest.
Exporte
Freie Spaltenauswahl über alle erfassten Felder, Filter nach Kind, Gruppe, Einrichtung oder Zeitraum als Excel-Datei. Jeder Export bleibt in der Historie und lässt sich erneut herunterladen.
Träger-Cockpit
Anwesenheitszahlen und Verlauf über alle Einrichtungen hinweg, Kinderstammdaten und Auswertungen mit frei wählbarem Zeitraum. Der Träger kann bei Bedarf in jede Einrichtung „hineinwechseln".
Zugriff & Sicherheit
Persönlicher PIN am registrierten Gruppengerät für Mitarbeitende, Zwei-Faktor-Pflicht für Träger und Leitung (für Eltern optional), ein Audit-Log für jede Stammdatenänderung und jeden Export sowie eine Notfallseite mit den wichtigsten Kinderdaten, die auch ohne Internetverbindung abrufbar bleibt. Träger können eine Einrichtung oder ihr gesamtes Konto zudem jederzeit unwiderruflich löschen lassen.
Als Nächstes geplant
Diese Module sind fest eingeplant, aber noch nicht Teil der aktuellen Version — Transparenz statt falscher Versprechen.
Übersetzungsfunktion
Selbst gehostete Übersetzung von Nachrichten, Neuigkeiten und Pinnwand-Inhalten — ohne Daten an Dritte weiterzugeben.
Portfolio-Arbeit
Digitale Entwicklungsdokumentation mit eigener Einwilligungsverwaltung für Fotos.
Dokumentenverwaltung
Dokumente sicher ablegen und gezielt für Eltern freigeben.
Single Sign-On
Anbindung an bestehende Identity-Provider des Trägers (z. B. Microsoft 365).