Ein Lotse für jede Einrichtung.
Weniger verwalten. Mehr Kita sein.
Sie als Träger öffnen KitaLotse für den Überblick — vielleicht einmal in der Woche. Ihre Teams vor Ort leben damit: Anwesenheit am Morgen, Elternkontakt über den Tag, Abholung am Nachmittag. Genau deshalb wird daraus echter Alltag in der Einrichtung, kein Tool neben den anderen.
Kein Netz, fehlende KiBiz-Nummern, stundenlange Notgruppen-Vorbereitung — das kostet Ihre Leitungen jede Woche Zeit.
Das lässt sich nicht wegdiskutieren — aber ersetzen.
Heute, ohne KitaLotse
- Ohne Internetverbindung sind Kinderdaten im Ernstfall nicht abrufbar
- Notgruppen für Ausnahmesituationen von Hand zusammenstellen — dauert Stunden
- KiBiz-Nummer und andere Pflichtangaben fehlen oder liegen verstreut im Kinderprofil
- Als Träger nur ein Gesamtbild, wenn jede Einrichtung einzeln meldet
- Gesundheitsdaten in Aktenordnern oder unverschlüsselten Dateien
Mit KitaLotse
- Offline-Zugriff auf alle wichtigen Kinderdaten — kein Netz, kein Problem
- Notgruppen mit einem Klick vorbereitet, statt stundenlanger Handarbeit
- Kinderprofil vollständig: KiBiz-Nummer, Kontakte und Gesundheitsdaten an einem Ort
- Ein Cockpit für alle Einrichtungen — mit Wechsel per Klick in jede einzelne
- Gesundheitsdaten AES-256-verschlüsselt, jede Änderung protokolliert
Träger, Leitung, Team und Eltern sehen genau das, was sie brauchen.
Keine Rolle sieht mehr, als sie darf — und keine muss sich durch fremde Funktionen klicken.
Der Überblick über alle Einrichtungen — an einem Ort.
Sie sehen Anwesenheitszahlen, Verläufe und Stammdaten trägerweit, mit frei wählbarem Zeitraum. Bei Bedarf wechseln Sie mit einem Klick direkt in eine Einrichtung hinein.
- Trägerweite Modul-Freigabe — Sie entscheiden, was Einrichtungen dürfen
- Verbindliche Mandantentrennung zwischen Trägern
- Eigenes Träger-Logo im Erscheinungsbild der Plattform
Die eigene Einrichtung fest im Griff.
Team, Eltern-Zugänge, Gruppengeräte und Module verwalten — inklusive der Freigaben, die der Träger erteilt hat. Die Leitung entscheidet, was ihre Einrichtung tatsächlich nutzt.
- Module je Einrichtung ein- und ausschalten
- Team- und Eltern-Zugänge selbst verwalten
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für den eigenen Zugang aktivierbar
Anwesenheit in Sekunden erfasst.
Login per persönlichem PIN am registrierten Gruppengerät — wahlweise mit animiertem Boxen- oder Kreis-Design. Anwesenheit, Chat und Pinnwand griffbereit, ohne Suchen.
- PIN gilt nur am registrierten Gerät der Gruppe
- Vertraulicher Kanal Leitung ↔ Mitarbeitende, nie für Eltern sichtbar
- Status anwesend, entschuldigt, krank, Urlaub — ein Klick
Alles zum eigenen Kind, bequem auf dem Smartphone.
Kind abmelden, Nachrichten lesen, Termine im Blick — ohne App-Wirrwarr und ohne dass Eltern untereinander chatten können.
- Push-Benachrichtigung bei neuer Nachricht oder Pinnwand-Karte
- Abwesenheit auch für künftige Tage eintragen
- Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung für den eigenen Zugang
17 Module und mehr. Modular freigebbar, nicht aufgezwungen.
Der Träger schaltet frei, die Leitung schaltet ein — jede Einrichtung nutzt nur, was sie tatsächlich braucht.
Anwesenheit
An-/Abmeldung mit Uhrzeit, automatische Unentschuldigt-Markierung, jederzeit per Klick korrigierbar.
Kinderstammdaten
Name, Geburtsdatum, Gruppe, KiBiz-Nr., Betreuungszeiten, Abholberechtigte — feldverschlüsselt, protokolliert.
Dashboard
Wer ist da, entschuldigt, krank oder im Urlaub — live und je Gruppe, plus Geburtstage und ungelesene Nachrichten.
Notbetreuung
Kurzfristige Betreuungsanfragen von Eltern strukturiert erfassen und bearbeiten, statt über Zuruf.
Pinnwand
Kanban-artige Boards mit Bildern und PDFs, Sichtbarkeit pro Board wählbar — nur Team oder auch Eltern.
Neuigkeiten & Kalender
Beiträge mit Lesebestätigung, Termine je Einrichtung oder Gruppe — beides mit Push-Benachrichtigung.
Chat
1:1 zwischen Team und Eltern sowie im Team selbst. Vertraulicher Kanal Leitung ↔ Mitarbeiter, nie Eltern ↔ Eltern.
Elternbeirat
Eigener Kanal für den Elternbeirat — getrennt vom Gruppenchat, klar zugeordnet und wiederauffindbar.
Geburtstage
Automatische Geburtstagsgrüße an Kinder — freundliche Aufmerksamkeit, ohne dass jemand daran denken muss.
Exporte
Freie Spaltenauswahl über alle erfassten Felder, Filter nach Kind, Gruppe oder Zeitraum als Excel-Datei — mit Historie.
Arbeitszeiterfassung
Mitarbeitende erfassen Arbeits- und Pausenzeiten selbst, Export nach dem Excel-Format Ihres Trägers.
Träger-Cockpit
Anwesenheitszahlen und Verlauf über alle Einrichtungen, mit frei wählbarem Zeitraum und Wechsel per Klick.
Trägerübergreifender Chat
Austausch zwischen Einrichtungen desselben Trägers — für Leitungen, ohne Umweg über private Kanäle.
Zugriff & Sicherheit
Geräte-gebundener PIN für Mitarbeitende, Zwei-Faktor-Pflicht für Träger (für Leitung/Eltern je Träger festlegbar), Audit-Log für jede Änderung.
Feldverschlüsselung
Gesundheitsdaten wie Allergien oder chronische Erkrankungen AES-256-GCM-verschlüsselt in der Datenbank.
DSGVO-Löschung
Träger können eine Einrichtung oder das gesamte Konto per Selbstbedienung vollständig und unwiderruflich löschen lassen.
Notfall & Offline
Kontaktliste aller Kinder inklusive Abholberechtigter — läuft auch ohne Internetverbindung, für den Ernstfall.
So sieht der Alltag in der Praxis aus.
Echte Ansichten aus der Plattform — keine Renderings.
Notfall & Offline
Kontaktliste aller Kinder — bleibt auch ohne Internetverbindung abrufbar.
Pinnwand
Kanban-artige Boards für Essensplan, Aushänge und Neuigkeiten — mit Bildern und PDF-Anhängen.
Neuigkeiten mit Umfrage
Beiträge mit eingebetteter Abstimmung — z. B. wer welchen Kuchen zum Fest mitbringt.
Notbetreuung aus Elternsicht
Eltern sehen auf einen Blick, an welchen Tagen ein Notbetreuungsplatz verfügbar ist, und bieten ihn direkt an.
Kinderprofil
Stammdaten, Sprache, Kontakte — von Eltern selbst pflegbar, wo die Einrichtung es freigibt.
Chat mit Elternbeirat-Kanal
Eigener Kanal für den Elternbeirat — getrennt vom normalen Team-Chat.
Das Träger-Cockpit: alle Einrichtungen, ein Blick.
Kein Zusammensuchen von Einzelmeldungen mehr. Anwesenheitszahlen, Verlauf und Stammdaten über alle Einrichtungen — mit einem Klick tiefer, wenn Sie es brauchen.
Sensible Daten verdienen mehr als ein gutes Gefühl.
Das ist der Teil, der bei einer Trägerentscheidung am meisten zählt — deshalb hier ohne Umschweife.
Server in Deutschland
Zentral von uns betrieben — Updates, Backups und Sicherheit inklusive. Server in Frankfurt, Backup zusätzlich in der EU (Frankreich).
Argon2id & AES-256-GCM
Passwörter gehasht, Gesundheitsdaten feldverschlüsselt — nicht nur die Datenbank als Ganzes.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Für Träger im Standardfall verpflichtend, für Leitung und Eltern im Standardfall optional — je Träger individuell auch für Leitung/Eltern verpflichtend einstellbar, mit sofortiger Zwangsdeaktivierung, wenn die Freigabe entzogen wird.
Geräte-gebundene PINs
Mitarbeiter-PINs gelten nur in Kombination mit einem registrierten Gruppengerät.
Audit-Log
Jede Stammdatenänderung und jeder Export landet nachvollziehbar im Protokoll.
Unwiderrufliche DSGVO-Löschung
Einrichtung oder gesamtes Konto per Selbstbedienung vollständig und dauerhaft löschbar bei Vertragsende.
Sie entscheiden, was Ihre Einrichtungen nutzen dürfen.
Die Freigabe läuft zweistufig: Der Träger schaltet Module trägerweit frei, die Leitung aktiviert sie für die eigene Einrichtung. Keine Einrichtung nutzt versehentlich mehr, als der Träger vorgesehen hat — und nichts ist erzwungen.
Wir betreiben. Sie nutzen.
Updates & Backups automatisch
Sie kümmern sich nicht um Server, Wartung oder Sicherheitspatches — das übernehmen wir zentral.
„Was ist neu" für alle
Ein automatisches Änderungsprotokoll informiert Team und Eltern über neue Funktionen — ohne Extra-Aufwand für Sie.
Eigene Plattform-Admin-Ebene
Trägerübergreifende Steuerung liegt bei uns — mit eigenem, getrenntem Login und Pflicht-2FA.
Was als Nächstes geplant ist.
Diese Module sind fest eingeplant, aber noch nicht Teil der aktuellen Version.
Übersetzungsfunktion
Selbst gehostete Übersetzung von Nachrichten, Neuigkeiten und Pinnwand-Inhalten — ohne Daten an Dritte.
Dokumentenverwaltung
Dokumente sicher ablegen und gezielt für Eltern freigeben.
Single Sign-On
Anbindung an bestehende Identity-Provider des Trägers, z. B. Microsoft 365.
Individuelle Träger-Integrationen
Anbindung an bestehende Verwaltungsprozesse oder Systeme Ihres Trägers nach individueller Absprache.
App für iOS und Android
Native Apps für Team und Eltern — bereits in Planung, ergänzend zur bestehenden Web-App.
Ein System für alle Einrichtungen — und ein Alltag, der für jede einzelne Kita spürbar leichter wird.
17 Module und mehr, vier Perspektiven, ein Cockpit für den Überblick — und Teams, die die App wirklich täglich nutzen, nicht nur verwalten. Zentral gehostet in Deutschland, DSGVO-konform, ohne Kompromisse bei der Sicherheit.
KitaLotse · entwickelt und zentral betrieben in Deutschland